Introduction

De l’IA que l’on consulte à l’IA qui agit.

Aujourd'hui, utiliser ChatGPT ou une autre IA pour obtenir une réponse est déjà utile. Mais l’automatisation commence quand les données circulent et que les actions s’enchaînent sans recopier manuellement le résultat d’un outil dans un autre.

1

Je demande à l’IA
« Analyse cet email. »

↓

2

L’IA produit une réponse
Résumé, priorité, catégorie…

↓

3

L’automatisation agit
Ticket créé, email envoyé, données enregistrées.

Utiliser une intelligence artificielle est devenu relativement simple.

On peut ouvrir ChatGPT (ou n'importe quelle autre IA), lui transmettre un texte et lui demander par exemple :

de résumer un email ;
de reformuler un message ;
de classer des informations ;
de rédiger une réponse ;
d’identifier les éléments importants d’un document.

Dans ce fonctionnement, l’IA nous assiste, mais c’est encore nous qui réalisons le reste du travail.

Prenons un exemple concret :

Je reçois un email.
Je copie son contenu dans ChatGPT.
Je demande à l’IA de le résumer et de rédiger une réponse.
Je copie ensuite cette réponse dans un email.
Puis j’envoie moi-même la réponse au client.

L’IA nous a fait gagner du temps sur certaines étapes, mais le processus reste manuel.

Utiliser une IA ne signifie pas encore automatiser son travail.

Et si tout cela pouvait s’enchaîner automatiquement ?

💡

Objectif du module : construire une automatisation réelle : un email est reçu, compris par une IA, transformé en ticket puis reçoit une réponse automatique.

IA

Qu'est-ce qu'une intelligence artificielle ?

Une IA peut analyser un texte, le résumer, le classer, extraire des informations ou générer du contenu.

Dans cette formation, lorsque nous parlons d’intelligence artificielle, nous parlons principalement d’outils capables de traiter et comprendre des informations exprimées en langage naturel.

Contrairement à un programme classique auquel on doit donner des règles extrêmement précises, une IA peut travailler à partir d’une consigne formulée normalement.

Par exemple :

« Lis cet email et résume la demande en une phrase. »

ou :

« Indique si cette demande semble urgente. »

ou encore :

« Classe cette demande dans une catégorie. »

L’IA est particulièrement utile lorsque l’information n’est pas parfaitement structurée.

Un email peut être écrit de dizaines de façons différentes, mais une IA peut généralement identifier ce que la personne demande.

Trois capacités à retenir

C

Comprendre

Analyser le sens d’un message et identifier ce qui est demandé.

↕

Transformer

Résumer, reformuler ou extraire certaines informations.

✦

Générer

Créer une réponse, un résumé ou un contenu à partir d’instructions.

L’IA ne réalise pas forcément l’action suivante.

Elle peut répondre :

« Cette demande est urgente. »

Mais cette réponse, toute seule, ne va pas automatiquement :

envoyer un email ;
modifier un CRM ;
créer une ligne dans Excel ;
créer un rendez-vous.

C’est là que nous allons introduire l'automatisation.

Notion clé

Utiliser une IA n’est pas encore automatiser.

Le premier déclic du cours consiste à distinguer deux usages : demander quelque chose à une IA et construire un système dans lequel l’IA intervient automatiquement.

UTILISER L’IA

Je travaille avec ChatGPT

Je copie un email, je demande une analyse, puis je recopie moi-même le résultat dans mon tableau ou mon logiciel.

Exemple : « Résume ce message et indique-moi s’il est urgent. »

AUTOMATISER

Le workflow travaille pour moi

L’email arrive. Il est transmit à l’IA. Les résultats sont enregistrés et une action est exécutée automatiquement.

Exemple : chaque nouvelle demande client devient automatiquement un ticket avec une priorité.

IA seule = assistance → IA + workflow = automatisation

Automatisation

Automatiser, c’est faire exécuter une suite d’actions sans intervention manuelle.

Une automatisation simple repose sur trois idées : un événement se produit, des règles s’appliquent, puis une ou plusieurs actions sont exécutées.

⚡

Déclencheur Quel événement démarre le scénario ?

→

◇

Règles Quelles conditions doivent être respectées ?

→

✓

Actions Que doit faire le système ensuite ?

Une automatisation est un système qui exécute automatiquement une ou plusieurs actions lorsqu’une situation précise se produit.

Pas besoin d’IA pour automatiser.

Exemple très simple :

Un formulaire est rempli
→ une ligne est ajoutée dans un tableau.

Autre exemple :

Un rendez-vous est créé
→ un email de confirmation est envoyé.

Et avec de l'IA :

Un email arrive
→ son contenu est analysé
→ les informations importantes sont récupérées
→ elles sont enregistrées
→ une réponse est envoyée.

Il faut vraiment dissocier ici : Automatisation ≠ IA

On peut automatiser sans intelligence artificielle.

Et on peut utiliser une IA sans automatisation.

Mais les deux deviennent particulièrement intéressantes lorsqu’on les combine.

L’automatisation exécute.
L’IA comprend.

💡

À retenir : une automatisation ne signifie pas forcément « IA ». Une règle simple peut suffire. L’IA intervient seulement quand il faut comprendre ou interpréter.

Workflow

Un workflow est le chemin suivi par l’information.

Chaque module reçoit des données, réalise une tâche puis transmet éventuellement son résultat au module suivant.

Définition

Lorsque plusieurs étapes s’enchaînent pour réaliser un processus, on parle de workflow.

On peut le traduire simplement par :

flux de travail

ou :

enchaînement d'étapes.

Un workflow décrit donc le chemin suivi par une information.

✉️

Email reçu Le scénario démarre.

→

IA Comprend la demande.

→

▦

Tableau Le ticket est créé.

→

Réponse Le client est informé.

Chaque étape reçoit quelque chose, réalise une tâche puis transmet éventuellement le résultat à l’étape suivante.

L’objectif n’est pas de faire un « gros robot ». On assemble de petites briques simples, chacune avec une responsabilité claire.

Économie de temps

Pourquoi créer des workflows ?.

Le but n’est pas d’automatiser « parce que c’est moderne ».

Une automatisation devient intéressante lorsqu’elle permet de réduire des tâches :

répétitives ;
longues ;
sans réelle valeur ajoutée ;
sources d'erreurs ;
faciles à oublier.

Exemple

Imaginons 20 demandes reçues dans une journée.

Si chaque demande nécessite seulement 3 minutes de ressaisie et de classement, cela représente déjà :

60 minutes de travail.

Et surtout, ce temps est consacré à recopier une information plutôt qu’à traiter réellement la demande.

Les bénéfices

.

Gagner du temps

Moins de copier-coller et de ressaisie.

.

Réduire les oublis

La même procédure est exécutée systématiquement.

.

Centraliser les informations

Les données arrivent au bon endroit.

.

Réagir plus rapidement

Certaines actions peuvent être réalisées immédiatement.

.

Libérer du temps humain

Les personnes peuvent se concentrer sur les tâches nécessitant réellement leur expertise.

!

Attention : Automatiser ne signifie pas supprimer l’humain. Certaines étapes peuvent rester sous validation humaine.

Vue d’ensemble

Comment créer une automatisation sans programmer ?

Il est possible de développer soi-même ce type de système avec du code. Mais il existe aujourd’hui des plateformes permettant de construire des automatisations de manière beaucoup plus visuelle.

Ces plateformes proposent des connexions avec de nombreuses applications :

Gmail :
Google Sheets ;
Outlook ;
Slack ;
Notion ;
CRM ;
calendriers ;
outils d'intelligence artificielle ;
etc...

Il existe plusieurs outils capables d’orchestrer un workflow, parmis eux :

Make

Automatisation visuelle très flexible.

Zapier

Très orienté automatisations entre applications.

n8n

Très flexible également, avec une approche plus technique et possibilité d’auto-hébergement.

Pour cette formation, nous allons utiliser Make.

Quiz express

Avant de passer au chapitre suivant, vérifions les fondamentaux.

Sélectionnez une réponse pour chaque question. Le score se calcule automatiquement.